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2019-08-27 10:14:30

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怎样才算精通 Word技巧?



Word大法之《四书正义》分别是
  • 总纲
  • 《内篇:基本操作及Short cuts》
  • 《外篇:高级操作,如邮件、审阅、模板》
  • 《杂篇:VBA及自定义插件》
  • 《逸篇:各种小技巧》

据后人考证,这本《四书正义》并非分层递进关系。内篇是老祖亲传,外篇可能是门人演绎。到了逸篇则是混入了其他不同流派学者的著述。不过。想想《九阴真经》上下篇,一篇是九阴真经自身,另一篇则是白骨爪穿心掌这样的敌对科技,也可理解。

好,言归正传:

Word大法之《四书正义》
总纲
Word 之为德也大矣,与天地并生者何哉。先有大千世界,化为文章辞藻;九州风雷,纳入图形图表。一纸析分,上留碧落以参天,下设厚土之渺渺。多栏并进,左右文体之观瞻,间断字体之行高。乃至搁笔成文,邮传审度(duo2);一文在线,多方协作。shortcut如飞,兔起鹘落; VBA出,星河辽阔。卒议之词,定稿付梓。
赞曰:道心惟微,神理设教。龙图献体,龟书呈貌。唯有神功,民胥以效。

这段话虽然是第一次在中文世界出现, 但是比较简单,




此人就是Word大法开山大祖师:卡洛伊·西蒙尼 (Charles Simonyi)。与Excel大法及PPT大法不同的地方在于,其他大法是先由大贤创制,之后传到西天雷蒙德寺,最终发扬光大的。而Word大法是西蒙尼老祖先加入雷蒙德寺,然后弘扬Word大法。而且Word大法远较其他大法为早。更能代表雷蒙德寺的特色。

Word大法远较Excel大法招式繁多,而且各种残篇流入市井,习得一招半式之人夥矣,容易令人产生Word大法粗浅易得之感。老衲曾经亦如是。但word大法其实有脉可循。掌握心法正道,才能日益精进,纠于细枝末节,则事倍功半。

Word基本功能分布(做成石川图只是为了节省空间):

所以如果一定要拘泥文字,说怎样才算是精通Word大法,把上述功能统统演练熟稔,老衲觉得就达到了一个通字;如果把上图没有提到的功能都练到熟稔,那么此人可谓之精通矣。

-----------------人间世分割线-----------------

  • 《内篇:基本操作及Short cuts》

想老衲行走江湖十数年,年轻时以为Excel大法就是江湖武功的极致。Word大法虽然也听闻过,总觉得不过是大路货,连隔壁禅房的小A小B小C也敢在简历上写上“Word大法精通”。回想前尘往事,真是太年轻太单纯,乃至天真了。

事实上Word大法与Excel大法/PPT大法,并称雷蒙德寺三大神技,自然有他的道理。只不过有的是上手容易上床难。使得一些年轻人低估了对手而已。
"Word大法的伟大, 如天之高, 如海之深, 如太空之广漠。" --麦尔维尔, 1851



1. 封面制作开始

常规封面制作主要还是要靠Photoshop,但这个封面比较简单,用Word庶几可为。

最先应该插入封面页


封面页里没有合适的怎么办?如果是写论文,一般找个封面就足够了。但如果是像老衲今天这样,需要做个定制化封面呢?

a. 插入->图片

b. 这个图由于有边框限制, 所以无法扩展到整个页面. 怎么办呢?
点击图片, 右键, 找到" 位置和大小"


然后进去改变"文字环绕"到"衬于文字下方":
顺道说一句, 这个"嵌入型"是在进行图片合并等操作时是个障碍~~

然后再调整位置:


最后用鼠标拖动就可以改大小了:

OK, 至少我们有个封面图片了. 现在开始处理文字部分. 直接插入文本框, 输入文字,


WTF?这是个什么东西?

好吧, 继续调整. 选对字体. 调整行间距, 顺道右对齐.

好, 然后再除去背景填充和框线。把字体改为白色:


现在是不是好看多了?

好, 补齐其他的文字再看看:

至此封面处理完毕~ (整体操作和PPT较为相似, 如有需要, 请参见老衲拙作: 如何做好PPT如何做好 PPT? - IT131的回答)

和原封面比较一下, 但求神似~~~

2. 套用样式

善知识!
喊一声是怕各位施主睡着了。

因为重点来了。这就是样式


样式是伴随Word大法2007重新修订版一起出现的,到了Word大法2013修正案,则进行了进一步的强化。具体说就是多了一个叫设计的区块。

其中最核心的就是样式

样式有什么好处呢?
1. 样式可以有效防止被老板虐. The color of the world is changing day by day. 老板说这个标题长得不够高大上. 要施主你改成另外一个模样. 看着全文123个大小标题, 你能计算出心中的阴影面积吗?
2. 样式可以方便生成目录. 手动做目录, 然后字号一旦调整, 或者中间插了张图片. 嘿嘿嘿. 少侠又不是伊森·韩特, 能搞定这个Mission Impossible吗?
3. 样式可以方便生成导航, 定位段落. 你拿着个18页的Word文档找老板汇报. 老板说别BB, 我不看结论, 就看论证过程, 然后就盯着你鼠标纷飞上下滑动.....

为了预防以上三点, 让施主不沦为les misérables, Word大法才熔炼了样式这么个招式.

老衲个人建议, "导航"平常一直保持开启的状态为好.


3. 我们继续来做这本书哈. 对各节不同内容套用样式,例如标题, 引用等等


具体怎么套用:


4. 插入目录

只要在"引用"这里找到"插入目录", 点击一下即可。前提是样式都设置好了。


如果对目录的外观不满意, 还可以自己定制化, 例如原文里面目录里的页码前面是没有省略号的。 (老衲有两个电脑, 一个是中文版Office, 一个是英文版Office.....所以看到界面中英文变化不要惊诧.....)

5. 主要部分、章节间, 插入分页符

分页符很简单啦, 就是你不需要再用一长串回车来把内容推到下一页了。但学会这一式,你已经打败了全国55%的用户了。


6. 将章节题目插入,放在页面右侧

域(Fields)这个概念, 基本能考校出来施主的Word大法功力究竟达到了第几层。只有熟练掌握域, Word大法的第一层才能算成真正练成了。

事实上, 施主有高达八成的几率使用过域, 只不过是无意中使用的。 因为域最常见的外在表现形式是: 页眉, 页脚, 页码目录。


十余年前,师傅安排当年的老衲写文档, 封面上总要写这么一段文字:

料想各位施主可能也遇到过这种经历。

但后来看了师傅的文档, 作者及日期都是自动生成的。完全不需要输入. 老衲顿时有种被欺骗了的感觉....


因为他老人家使用的是, 而不是普通文字。

现在各位是不是开始兴奋了? 全自动的呀!!

现在冷水来了: 域有9大类, 一共77种


现在是不是开始感觉到Word大法的高深和祖师大神们浓浓的恶意了?

所以说"精通"这个title是很难得的,例如这七十七式中只通个七八式,自称精通,说服力是不太充分吧?(老衲愚见,至少得熟悉个三五十式,才能稍为问心无愧)

下面就是七十七式全图,其实大多数还是可以顾名思义的:


言归正传, 现在老衲要把章节标题加到页面右侧了。
首先是插入一个域(插入位置在Childhood....1835那行后面)
*上图有误, 域也有图形化界面入口. 感谢@超级郭郭郭 和 @卢剑辉 的提醒哈~~

然后将域设置为章节标题。

见证时刻到了!

然后插入一个文本框,将域剪切粘贴到这个文本框里。最后对这个标题进行字体相关的设置即可。为啥不直接先插入文本框再插入域?果然少侠眼力过人,老衲这么做的唯一原因就是:那个文本框是竖排的,老衲不想老扭着脖子……

7. 插入脚注, 也就是最常见的注释
我说, 那几个程序员同学, 你们不要再敲//或者敲/*好不啦.....

8. 插入页码


9. 插入引用
生成的东西是这样的:

其实引用通常集中放在全书最后面,我是为了截图方便,放到了页面下方的脚注位置。

10. 插入索引。例如我觉得马克思的小舅子是个很重要的人物,未来肯定有人要研究他。所以我就把小舅子的名字做成索引,未来有人读书的时候,用这个索引,就知道他小舅子出现在本书第x页,第xx页和第xxx页……

至此,Word大法内篇最基础的心法,就已经过了一遍了。是不是很简单?

好,我们再从头回顾一下。经过这么多轮的折腾, 现在文档基本上变成这样了:
--------------方可方不可分割线------------------
到这里, 老衲已经将图中对勾部分大体说了一遍:
之前拉七杂八的, 好听点叫提要钩玄, 说差点, 那就是蜻蜓点水。想Word大法之高深,岂限于此哉?

还是继续深入说设计


这其中分成主题文档格式颜色字体段落间距效果默认值水印页面颜色页面边框

文档格式那么多, 总会有一个喜欢的吧? 但是运气不好, 某个文档格式中的内容, 大多数都挺喜欢, 偏偏有那么一两个是前世冤家, 今生孽缘, 怎么才能相爱相杀天上人间呢?

其实自定义一个也没多难:

主要就是把字体颜色改成杀马特红:
选中一段文本试验一下:

看, 重点一下子就突出了吧。首先马克思人家出身富裕,其次早早就放弃了德国国籍,比哪些汲汲于美国绿卡加拿枫卡的人不知道高哪里去了。
突然想起来老衲根本就没有彩色打印机,这么亮骚的红色莫非根本没有机会出现在纸面上?……
所以本节的重点是, 如果你守着一台黑白打印机, 文档里就别搞什么颜色了。再贵的打印机也救不了你。

主题其实就是后面的颜色+字体+效果。只要全部自定义了,然后就可以保存成为自己独一无二的主题了。

字体为例,老衲生平最讨厌宋体,有些喜欢的字体,又怕别人电脑上没有,折衷来下,只能使用雅黑。但电脑中默认样式的字体都是宋体,怎么办?靠自己~~~

点击一下, 看到这个窗口,然后就可以改成自己喜欢的(或者老板喜欢的)字体了:

颜色就要麻烦一些,其自定义界面是这样的:

以老衲生平经验,这个如果没有足够的美术功底,最好不要妄动--老衲是不会告诉你们我是怎么知道这事儿的(´-灬-`) 其次, 有钱还是买个彩色打印机吧

改完之后就可以保存, 生效, 收藏, 和珍藏三百美女的QQ一起传之子孙啦~~~

--------------无为事任分割线----------------
改完之后发现我们的目录和原始目录差异很大怎么办?

内心独白: 这算是残缺美吗?......

这时候需要添加多级列表:


控制多级列表的秘诀就是 将级别链接到样式, 这样就可以一劳永逸啦:

来看看结果~~


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