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2019-10-12 17:01:24

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怎样用 Excel 做数据分析才有效?




做数据分析的基础在于数字的分类比较


上个月的销售额是 3000 万日元


在销售会议上如果你只用这一句话就结束了关于上个月的销售情况的报告会怎样呢


然后呢……


上司同事们应该会产生这样的疑问这样是万万不行的


我们知道了这些数据但是这些数据代表了什么含义


可能有人会对你提出这样的疑问如果你回答不上来就有必要认真学习商业数据分析的基础知识


实际上这里有个很大的课题在公司内部累积了各种各样的数据但在大多数情况下这些数据都没有得到充分利用因为没有人知道为了提高收益进行现状分析设定目标制定计划应该如何灵活运用这些来之不易的数据所以也无从下手


所谓数字分析的基础就是分类比较


首先将数据细致拆分到某种程度比如销售额这种数据可考虑从以下角度进行划分


  • 按客户年龄层
  • 按地域划分
  • 按分公司划分
  • 按商品划分
  • 按负责人划分


接下来将这些拆分后的数字资料与其他数据做对比与某个标准相比是高还是低如果不运用这样的指标就无从评价这些数据是好是坏


关于这一点有几个标准解答范例比如做以下说明


上个月的销售额为 3000 万与去年同期相比增加了 112%达到目标达成率的 108%


按商品类别来看后A 商品占全体的 70%可以说销售额大多来自这个商品


因此有必要提高其他商品的比例建立更加稳定的利润结构


从销售额减去劳动成本原价等可得到的毛利毛利率等数据验证这些数据时不仅要从销售额出发还要以销售件数为着眼点进行分析这也是非常重要的


像这样的说明并不是只有掌握了丰富的商业知识与经验才能做好事先了解工作中需处理的数据的基础之后利用简单的除法运算谁都能够做到


商务工作中分析数据的 3 个基础指标


但是突然让你分析商务数据你也不知道如何分析数据资料也不知道应该和什么样的数据做对比这样你就会被困在 Excel 的数据中即使花费了大量的时间也无法得到满意的结果在此希望大家掌握分析商业数据上的三大基础指标


  • 同比率与去年相比是增加还是减少
  • 预算与实绩相比是否达到目标
  • 构成的比率每项各占多少比例


以上无论哪一种都可以用简单的除法运算计算出来


同比率 ~ 销售额是增长还是下降


计算公式


同比率 = 今年的数据 ÷ 去年的数据


在企业中评价销售额成绩的第一大指标就是同比率也就是说与去年相比销售额是增长还是减少的数值


  • 去年的销售额为 100 万日元今年的销售额为 120 万日元则同比率为 120%数据达标
  • 去年销售额为 100 万日元今年销售额为 90 万日元则同比率为 90%低于去年


并不是说这个指标一定要超过 100%


销售额少于去年的话可以对这一数据进行进一步的分析研究同期增长率找出销售额下降的主要原因当然有时比如由市场变化导致的销售额下降这种无法明确其中原因的情况也是存在的也有某公司的大客户公司倒闭导致整体业绩下滑这样问题并不出在自己公司的情况无论是哪一种都能分析出销售额下滑这一状况的原因所在这种分析都可以从同比率这种简单的除法中看出来


分析同比率最重要的一点是同一时期同一期间与去年作比较商务活动十分容易受到季节变动的影响受季节变化节假日影响较大的日本同一款商品在不同季节的销路都会发生变化季节不同畅销商品也不一样因此需要大家思考以下这些问题


  • 检验当月的业绩 ➛ 得出环比率
  • 检验每 3 个月的业绩 ➛ 得出同比率


有时候可以用与上个月相比销售额是否有所增长来进行分析比如9 月份游乐场的游客数比上个月下降了 40%这样的结果因为 8 月份为暑假期间得出这样的结果并不奇怪但如果与去年的 9 月份相比游客也是大幅减少的话就能够快速判断出入园人数其实是在减少这种倾向接下来就可以面向 10 月份想出解决对策付诸行动


达成率 ~ 是否达成目标


计算公式


达成率 = 实际值 ÷ 预期值目标值


所谓达成率预算金额实际金额的比率这里的预算金额就是指目标也就是说达成率表示的是高于还是低于目标金额的指标


预算在达成率中表示目标值而有一些文化企业将预算这个词作为公司可使用的资金的意思来使用但是预算与实绩管理这个词是商务经营的基本用语预算这个词本身就含有目标的意思希望大家有所了解


结构比率 ~ 数字明细各占多少比例


计算公式


结构比率 = 部分 ÷ 整体


全公司的销售总额等整体的统计数据有必要进一步计算出详细的数据像前文中提到的我们可以从以下的角度进一步分析数据


  • 客户年龄层
  • 地域
  • 分公司
  • 商品
  • 负责人


以这些标准分析得出的各个构成要素在整体中占有的比例这个比例数字就是结构比率也被称作份额构成比率由此可以分析出各个要素的贡献度偏重比例依赖程度等


学会用数据说话


如下这张按负责人划分的销售额一览表


按负责人划分的销售额一览表

图片

像这样只看见实际数据只能大概了解每名负责人之间的业绩对比做出非常模糊的判断最多得出这样的结论


山崎的销售额是最多的啊


川又的销售额真是少得可怜


只能用抽象的形容词来说明


我们经常可以听到这句话用数据说话增加说服力即使知道每一名销售人员的销售额的业绩的数据也没有任何意义用数据说话最为重要的基础事项在于


实际数据以百分比比率比例表现才是有说服力的数据


试着在这张表中追加每一名负责人的结构比率吧


按负责人划分的销售额一览表中追加各负责人的结构比率

图片

如此一来大家就会知道每一名负责人销售额所占比例将数据制作成图表的话就会一目了然


即使是口头说明像下面这样解说的话讲话人的说服力聆听者的理解程度也会截然不同


Before


山崎的销售额是最多的啊


After


山崎的销售额构成比占整体的 43%约占整体的一半


最多的这种措辞非常幼稚占整体的 43%这种说法只是将前者转为带有百分比数据的表达方式就迅速变成了商务级别的对话级别


当然只是改变表达方式并不是我们的工作了解了这一事实接下来要采取什么行动将获得的数据作为下一次的计划行动的根据来使用才是分析数据的重点


必须清楚制作表格的目的


运用这些方法实际分析销售额的资料如下


按全国各分公司的销售额得出同比率达成率结构比率的表格

图片

这是某企业的全国各分公司的销售额数据这张表格里含有同比率达成率和各分公司在所有分公司的销售额中所占的比率除了同比率其中还有一个指标表示实际差额——去年差额另外同时比较同比率与达成率以及在表格中添加结构比率这些数据也有重大意义其中最重要的是要明确这些问题


在表格中想要表达什么


制作表格的目的是什么


为何不仅要添加同比率还要添加去年差额


首先在表格中添加同比率以及表示实际差额的去年差额的意义是什么比如说以酒税区分啤酒为例来看一下首都圈与冲绳的同比率吧


首都圈的同比率为 107%冲绳是 132%首都圈的同比率为 107% 这个数据表示对比去年有所增长可以说是个很好的成绩但是与冲绳的 132% 比较后就能得出冲绳比首都圈地区增长得更多的结论另外也会这么想冲绳的销售人员比首都圈的更加努力因此获得了比去年更好的成绩


这时除同比率的数据外如果设有表示与去年的实际差额的去年差额项目就能从另一个的角度解读这份资料了确实冲绳地区的销售额销售人员在努力增加销售额所以同比率的数据比较高但是同比率这种表示增长率的指标如果分母小的话那么得出的结果会呈现出大幅增加的状态因此


对比首都圈与冲绳的销售额增长度后显然冲绳地区的销售人员更为优秀


不能只是说明这点通过对比去年差额这种表示实际差额的数据


首都圈也积累增加了大额交易对全公司的贡献程度很高


就能够做出补充说明所以才要追加去年差额这个数据


以百分比表现数据很重要但是反过来说百分比也要和实际数字一同解释说明利润率这一指标很重要但比较各企业经营情况的时候不能只比较利润率同时还应比较利润额这样才能做出最正确的判断


添加同比率 &达成率的理由


在表格中并列添加同比率和达成率是有明确理由的


我们来对比一下首都圈的同比率和达成率吧同比率为 107% 意味着今年的销售业绩超过了去年而达成率的 86% 意味着远远未达到预算目标这时就会引出一个疑问


这个目标值预算是否恰当


从而会让大家反思目标值是不是过高


有些公司会把是否达成预算目标作为评价销售经理或者销售部门业绩的考核标准那么要采用这样的指标当然需要设置一个合适的目标值如果设定了无论如何都达不到的目标没有达到目标就无法得到认可……但人类是情感动物这样做会打击员工的积极性


这种情况下作为检验目标值是否恰当的方法之一可以比较同比率和达成率也就是说


虽然销售额同比率为 107%但是这个数字远远未达到目标值这是否说明原来设置的目标值过高


这样就有进一步商量讨论的余地了


这时如果只是提出目标值设得过高也没有任何说服力而通过展现同比率这一指标


虽然同比率达到了 107%却还是远远没有达到目标值这样的目标值到底是如何计算出来的呢


这样就会促使大家进一步讨论从而提出合适的目标


为什么要添加结构比率


原则上来说得出的数据并不会出现特别异常的情况拥有巨大市场的首都圈等大城市的结构比率相对较高也是理所应当的事


而在此添加结构比率是为了观察是否存在结构比率突然增大或突然减少的情况如果平时构成比率并不高的地区的构成比率突然增大


这一地区是不是发生了什么事情会不会存在潜在商机


这一地区的负责人是不是采取了特殊举措


像这样进一步调查就能得到新的发现


同时考查实际业绩和百分比这一点很重要只看实际业绩只看百分比都会引起遗漏或错误判断现状的问题


将数据资料迅速转化为表格的技巧


下图为前文中提到的表格的全貌


前文中的表格全貌

图片

这张表是根据同一张表内的数据加工工作表中的数据为材料制作的


作为表格的材料的数据加工工作表中数据

图片

这张表格由 5 个项目构成每一列项目名的单元格中主要有以下项目


  • A 列 ➛ 表示销售日期的六位数值
  • B 列 ➛ 零售商区域
  • C 列 ➛ 商品代码
  • D 列 ➛ 商品名称
  • E 列 ➛ 销售额


也就是说这些数据表示的是在某一段期间内按月份地区商品来分类的销售额数据但是浏览这个放有大量信息的数据表即使我们只能了解某些事实却还是不能知道整体趋势和实际业绩


那么如果让你以这个数据为材料分析销售情况应该从哪里着手呢


首先如果你能立刻想到同比率达成率和结构比率三个基本指标的话就能够快速开展分析工作


将新的统计标准追加添加到元数据中


我们再确认一下最终表格的结构


纵轴为种类分公司横轴为按季度分类的 2009 年和 2010 年这两个年度的项目


但是元数据中却没有这些项目


实际上这里需要转化数据


  • 商品名称 ➛ 种类
  • 县名 ➛ 分公司
  • 销售日期 ➛ 年度季度


具体来说需要在元数据中的作业列中追加转化后的数据最终元数据会变成下表的状态


在元数据中追加转化后的数据

图片

F 列的种类是参照 C 列的商品代码输入的另外G 列的分公司则是参照 B 列的县名输入的


以第 2 行的数据为例数据发生了如下转化


  • 爱知县 ➛ 中部
  • 27210786➛ 发泡酒


为了快速完成这种转化需要预先制作转化对应表转化表比如在其他工作表中制作下图这样的表格

图片

事先制作这样的变化对应表作为准备材料之后再用 VLOOKUP 函数就可以转化所有数据


我们来逐个看一下追加转换后的数据的函数用来制作转化数据的表格的名称为变化表


  • F 列种类➛=VLOOKUPC2变化表A:C3,0
  • G 列分公司➛=VLOOKUPB2变化表E:F2,0
  • H 列年度➛=LEFTA2,4
  • I 列➛=VALUERIGHT(A2,2)
  • ※只使用 RIGHT 函数的话会得出01这样的字符串因此作为在 J 列中的 VLOOKUP 函数的第一参数使用时会出现错误应用 VALUE 函数将其转化为数值
  • J 列季度➛=VLOOKUPI2变化表H:I2,0
  • K 列KEY➛=F2&G2&H2&J2


※用于输入统计表中的 SUMIF 函数的第一参数检索范围


在第 2 行中输入这些函数然后一直复制到数据最后一行双击鼠标就可瞬间完成就能快速转化数据元数据中没有的项目可以通过函数自行追加按照自己的想法统计数据这样一来就整理好了用作材料的数据


请勿使用数据透视表Pivot Table


在 Excel 中有一个方法可以快速统计出数据库形式的数据那就是数据透视表Pivot Table通过实际的使用案例我们来看一下它有哪些作用


➊ 选择需要统计的数据库表格中的任意一个单元格插入选项卡 ➛ 点击数据透视表


➋ 在下面弹出的创建数据透视表窗口中点击确定

图片

这里已经勾选数据透视表选项卡 ➛视图使用历来数据透视表设定可拖拽格子内的区域的画面勾选这一选项使用数据透视表时会更加方便


➌ 在画面右侧会出现选择的数据库表项目一览的字段列表画面在此勾选零售商区域数据透视表的纵轴就会出现零售商区域

图片

➍ 在字段列表中勾选销售金额就可以按照零售商区域统计金额

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➎ 接下来将商品代码的部分拖拽复制至画面右下方的列区域就可以按照零售商区域商品代码来统计金额

图片

像这样数据透视表可以简单制作各种统计表格因为其强大的统计功能被认作是制作表格的必备工具在实际工作中经常被使用但它有个很大的漏洞那就是


如果把定期更新的资料为源数据制作成数据透视表就会大大降低制作效率


这一点请务必记住


大家经常犯的错误就是不断使用数据透视表进行汇总然后复制到表格中并且不断重复这样的操作这种做法不仅非常没有效率而且在复制粘贴过程中也非常容易产生错误


一旦建立格式就可反复套用


这时从材料数据中制作用函数统计的格式是最好的方法一旦做成这种格式之后只要将材料数据粘贴到固定位置就能够完成表格


在表格中首先在单元格 J6 中输入以下汇总公式


=SUMIF(数据加工$K:$K


$A6&$B6&J$5&J$4数据加工$E:$E)


在单元格 J6 中输入 =SUMIF数据加工$K:$K$A6 &$B6&J$5&J$4数据加工$E:$E

图片

在第二参数中结合了以下 4 个单元格的数值


  • 单元格 A6啤酒
  • 单元格 B6北海道
  • 单元格 J52009
  • 单元格 J41Q


在单元格 J5 中实际上输入的是2009这个数值同样单元格 K5 里也输入了2001这个数值但是单元格上显示的却是2009 年后缀有这个字设置单元格格式表示格式自定义种类的编辑栏中输入以下内容就能够在单元格中显示这个字


0


但是实际上在单元格中输入的是20092010这样的数值而前文中的函数的第二参数就变为了啤酒北海道 20091Q的字符串


第一参数指定的是数据加工工作表中的 K 列这一列中组合了种类分公司年度季度这 4 个字符串也就是说这个公式在进行这样的处理


  • 数据加工工作表的 K 列
  • 啤酒北海道 20091Q字符串时
  • 统计数据加工工作表 E 列的销售额总值


将这个 J6 中的公式直接从 J6 复制到 K14 后就能统计出各分公司的年度销售额

图片

将单元格 J6 的公式一直复制到 K14


这是将最开始单元格 J6 中的公式一直复制粘贴到 J6K14 的范围后例如选择单元格 K9


F2

键后就会变成下表中的状态


单元格 K9 中含有 SUMIF 函数

图片

第二参数引用了 4 个单元格的 SUMIF 函数但 A9K4 这两个单元格看上去引用的是空白单元格这里其实使用了一个秘诀


下图是选中 A 列的状态选中后各个种类中的啤酒发泡酒不仅直接出现在单元格中同时也以白色文字的状态存在于 A 列空白位置的单元格中


在 A 列中的文字变为白色

图片

当然这些文字是作为 SUMIF 的参数输入到单元格中的但如果所有的单元格中都出现这些文字也会让人无法看懂表格中的内容所以只保留一个单元格中的文字将其他单元格中的相同文字的字体颜色设置为白色在第 4 行中才采用了相同的处理方法


接下来用 SUMIF 函数统计出总和并在同比率的单元格中加入今年 ÷ 去年的除法公式就可以得出同比率


这时在有同比率的表格中事先设置数值小于 100% 时单元格内文字变红且加粗这样的格式就可以像下图中这样自动判定计算结果并改变文字格式


通过附带条件格式将同比率的数值小于 100% 的单元格中的文字设置成红字且加粗

图片

然后按照以下的操作顺序在其他单元格中填入公式即可完成表格


➊ 选中啤酒的第一季度1Q范围Ctrl+C复制

图片

➋ 指定粘贴的范围

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➌ 按Ctrl+V 粘贴

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如此一来只要在一开始制作自动汇总表的格式就能多次利用也就不用再重复相似的统计工作了通过这个机制只要在数据加工工作表的特定位置粘贴元数据函数就会自动计算数据表格也就制作完成了


这样1 分钟就能完成原本需要 2 小时才能完成的工作如果是使用数据透视表的话即使做到天黑制作好的资料也可能会有错误根本无法使用


用最少的精力获得最大成果的帕累托①分析法


为削减经费所付出的努力真的有意义吗


提高销售额


减少开支


这二者都是为了提高利润十分重要的事项但并不是胡乱行动如果把精力浪费在错误的对象上即使花费大量的时间和精力也无法获得满意的结果最后只能获得多劳少得的下场这样不仅降低了生产能力更是增加了多余的时间成本浪费时间严重的话也会打击员工的积极性


比如减少开支大部分的企业认为努力减少不必要的成本本身是件非常有意义的事情但是不要忘记为了减少开支需要花费一定的劳动和时间成本如果为削减成本花掉的时间成本反而超过了削减的部分这样就本末倒置了像这样毫无意义地努力削减经费的做法十分不可取我列举一些至今为止我遇到的实际事例供大家参考


  • 将便利贴裁开使用
  • 利用打印纸的反面
  • 离开座位 10 分钟以上的话关闭计算机电源
  • 裁切使用过的打印纸当作记事本


这些都是十分花费时间和精力的事情想要通过这些方法削减经费并不能减少很可观的开支也就是说无法产生新的利益考虑到做这些事情需要花费的人工费用可能还会产生赤字像这种削减成本的工作通常十分无趣生产性也过低也会导致员工的积极性下降


关于削减成本方面经常可以听到这样一句话积少成多


我们需要辨别我做的这些工作是否真的能够积少成多


帕累托法则


帕累托法则是在商务领域中经常会提到的思考方法也叫作80:20 法则它是指


销售额的 80%是由 20% 的客户提供的


经费的 80%是由 20% 的员工使用的经费构成的


一言以蔽之假定了一部分的构成要素会给整体带来巨大影响


通过下面的表格会更加容易理解


按客户分类的销售额结构比率

图片

这是某公司按客户分类的销售额结构比率数据做成的图表客户分为 AB 两组表示每组中的客户数量图表内为件数和销售金额的比例


从这张图表中可以立刻发现一个事实在件数中占比不到 26% 的 A 组客户却提供了 80% 的销售额如果失去或者损失这 26%
的客户的销售额的话甚至会达到影响整个公司的经营状况的程度因此就可以做出建立防止这 26% 的客户流失采取继续维持合作关系的战略这样的判断


将帕累托分析法运用于制作图表的 3 个方法


想要制作出这样的图表需要按照以下的 3 个分析手法的顺序处理


➊ 排名分析


首先可以简单地按照消费金额的大小给客户排序这时可通过 Excel 的排序功能处理这样就可以将重要的客户排在名单的最上方


例如在提交新产品方案的时候可以按照这个顺序给客户打电话如果客户名单是按姓氏排列的话选择使用下列的哪一种方法也会大大影响销售的效率


  • 直接按照顺序从上往下依次打电话
  • 先按照消费金额的大小降序排列数据从上往下依次打电话


Excel 的排序功能能够帮助我们实现从最重要的客户开始联络这样理所当然的想法


➋ ABC 分析


按照客户分类的销售额数据进行降序排列后计算出每个客户的消费金额的构成比率在下一页的表格中单元格 C1 中含有所有客户的消费金额的总和将 C1
和每位客户的消费金额做除法可以得出结构比率的数据在单元格 D4 中输入下列公式一直复制粘贴到最后一行


=C4/$C$1


然后将结构比率相加可以得出累计结构比率


得出每个客户的消费金额的结构比率

图片

得出累计结构比率

图片

像这样比如就能知道前 3 家客户公司占了整体销售额的 50%说明这三家公司是我们重要的客户为了明确客户的重要程度将客户分成若干小组这种分析手法就是 ABC 分析法在此将累计结构比率大于或等于 80% 的客户分到 A 组小于 80% 的分到 B 组


可用 IF 函数处理这种分类在单元格 F4 中输入下列公式一直复制粘贴到最后一行就能自动分成 AB 两组了


=IF(E4


在单元格 F4 中输入 =IFE4 AB分成 AB 组

图片

➌ 帕累托分析

图片

像这样将客户分为 A 等组与 B 等组之后接下来就要计算两组的交易件数总计金额表格则呈现以下形式


得出 A 组客户与 B 组客户的交易件数总计金额


用 COUNTIF 函数计算A 和 B 各有多少个


用 SUMIF 函数得出A 和 B 的总销售额是多少


得出实际数字后再计算结构比率A 的销售件数占整体的 26%但销售额却占结构比率的 80%而 B 的销售件数虽然占整体的 74%销售额的结构比率却不足 20%将这个结果制作成图表就会看到前文中的按客户分类的销售额结构比率那样的表


这样就一目了然了吧对于这家公司来说首先必须维护好 A 组客户当然也不能忽视 B 组但从优先顺序来说应该要对 A 组客户予以更多的重视从经营战略角度来说


把提供给 A 组客户的优惠政策介绍给 B 组客户可以刺激 B 组客户的购买欲积极升级到 A 组的等级


而提出这种战略计划的根据或分析只需制作一张简单的 Excel 表格


在削减经费方面也是一样提取出占据大部分比例的要素后不对症下药的话也不会有任何改善如将便利贴裁成一半使用重复利用打印纸的反面等等与其在这种事情上花费大量的时间还不如多找出占整体经费 80% 的支出是什么


社长的租车费用占了很大比例


如果减掉管理层的交际费里面每月的夜总会花销经费能节省 20%


这样就能发现一些真正需要改善的地方不要在费力而不见效的事情上花费大量的时间和精力为了明确真正应该付出努力的对象一定要在了解 Excel 的基础技能的基础上熟练运用各种分析手法


资金方块拼图来理解公司的资金流动


销售目标为主要课题的企业非常多其实在商务活动中应该重视的数字不只有销售额利润也同样重要


利润粗略来讲就是销售额减去成本后得到的数字如果销售额是 100 万日元但是成本也花去了 100 万那么利润就是零


想要增加利润选择以下两种中的其中一种或者二者结合运用但在真实的经营环境下并不一定都会有效果削减经费后却导致销售额下滑增加经费也有可能增加利润


  • 增加销售额
  • 削减经费


那么为了增加销售额应该做些什么削减经费又应该做些什么呢


这里介绍给大家一个绝对不会弄错先后顺序的方法那就是下面的资金方块拼图通过这张图可以完全把握公司的资金流动情况

图片

为了增加公司的现金流和利润提高销售额削减经费是最有效的方法


战略上要明确轻重缓急为了使对策的效果最大化应该从哪方面着手


想要明确改善对象能够找出占据 80% 的 20% 是什么的帕累托分析法是最有效的方法资金方块拼图是西顺一郎先生的 STRAC 表为基础建立的一种思考方法和仁达也先生获得了原作者的允许将其改良


作为提供商品和服务的等价回报从客户那里收取费用这就是销售额 ①


供应商成本材料费外包费等与销售额呈比例变动的费用需要从销售额中剔除这一部分费用称作变动成本


从 ① 的销售额减去 ② 的变动成本后得到的资金就是 ③毛利


租金人工成本和其他销售管理成本等变动成本以外的费用称作固定成本


固定成本大致可分为两部分人工成本 ⑤ 和其他固定成本


从固定成本中减去毛利得到的剩余资金就是利润


这些用语与利润表资产负债表等各种财务表中出现的会计用语多少有些不同例如利润原本有销售利润经常性净利润和当期利润等意思在本书中作简化说明


如何运用帕累托分析法


这 7 个资金种类中哪种可以运用帕累托分析法处理呢


例如削减固定成本相信这是每家公司都在努力做的事情为了知道应该从固定成本中的哪个经费开始下手可以使用帕累托分析法


如果想不增加固定成本而提高员工薪资的话就要考虑削减人工成本除外的其他固定成本这时削减其他固定成本那个部分就变得尤其重要只要找到效果较大的目标即占据整体 80% 的 20% 的费用项目然后从这个地方开始着手削减经费就事半功倍了


关于变动费用也是一样如果占据大部分进货成本的是少数的供货商和商品的话只要他们稍微降低一些价格就极有可能大幅减少成本 = 增加毛利与不断地对供货商提出难以接受的降价要求比起来这个方法无疑是最明智的


当然关于销售额方面按照客户商品进行分类后运用 ABC 分析帕累托分析立刻就能找出重点客户和利润最大的商品


平均值会说谎


最后还有一件事想告诉大家


几乎所有关于 Excel 的书或研讨会都把导出平均值的 AVERAGE 函数作为一个重要的基础函数介绍给大家但是在我的 Excel 培训课上并不会这样做为什么呢这是因为在制作处理数字数据的资料表格时我认为不应该随意使用平均值


平均值会说谎


请首先记住这句话


我们在许多场合都会遇到平均值这个指标如考试成绩的平均分平均收入知道了平均值再和自己的实际情况作对比随着数值忽高忽低也或喜或忧


所谓平均值就是所有数值的总和除以全部个数所得出的数值这总会让人觉得它是所有数值中最中间的数值但是平均值有可能是脱离实际情况的


例如有一家想要在某一地区开展销售房屋业务的建筑公司要在此区域调查可行的价格范围于是对当地的人均年收入进行了调研结果得出 600 万日元于是这家建筑公司做出了这样的判断该地区年收入 600 万日元的人占大多数因此决定以年收入 600 万日元左右的人群为目标建筑楼盘但实际上当地人们的收入情况有非常明显的等级差别年收入 900 万日元的人群年收入 300 万日元的人群呈两极分化状态的确两者相加除以 2就可以得出平均年收入为 600 万日元的结果但是实际上并没有年收入达到 600 万日元的人群


另外公司一般用到的指标还有平均年收入以此为判断依据的时候也需要注意乍一看很高的平均年收入数字很有可能是因为一部分中高层管理人员的高额收入拉高了平均值而实际上大部分员工的年收入要远远低于平均值


像这样的例子不在少数请一定注意平均值会有偏离实际情况的风险


统计学中针对这个问题给出了标准差的概念用于了解计算平均值的各个数值的偏差情况但是即使在公司报告说明时使用这个概念即使听者感觉理解了这部分内容但在实际的商务现场中并一定具有足够的说服力来实现方案中的内容


遇到在商务文本中使用平均值的情况时如果追问这个平均值是如何得出的很多人会这么回答差不多是这样之前的负责人算出来的没有带着明确的意图制作资料就会变成这样这是需要花费自己的宝贵时间与精力的工作这件工作能得到怎样的成果对这一点要有足够深刻的认识绝不能随意地制作商务文本


希望大家能够牢记工作必需的三大要素自主性责任感全局观将 Excel 当成武器大幅提高自己的工作能力


①帕累托分析法Paretoanalysis是制定决策的统计方法用于从众多任务中选择有限数量的任务以取得显著的整体效果帕累托分析法使用了帕累托法则关于做 20% 的事可以产生整个工作 80% 的效果的法则


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